Vaste activa en vlottende activa
Zoals in het boek is beschreven, is activa te splitsen in vaste activa en vlottende activa. Echter ook vaste activa zijn weer te splitsen in:
- Immateriële vaste activa: hier gaat het om niet fysieke activa welke niet direct zichtbaar zijn. Voor een huisartspraktijk is het meest herkenbaar eventueel betaalde goodwill (komt weer steeds vaker voor) na de aankoop van een praktijk. Betaalde goodwill wordt op de balans gezet en daarmee geactiveerd. Zelf opgebouwde goodwill mag niet op de balans worden gezet. Goodwill wordt in beginsel in 10 jaar afgeschreven.
- Materiële vaste activa: hier gaat het om fysieke activa welke wel direct zichtbaar z ijn. Voorbeelden hiervan zijn: uw praktijkpand in eigendom, inventaris en eventueel uw praktijkauto. Ook hier geldt dat de activa langer meegaan. Op deze activa wordt ook afgeschreven. De regels hiervoor variëren van 5 tot 50 jaar. Voor een praktijkpand is dit lang (minimaal 30 jaar), al het andere in een tijdsbestek van 5 tot 10 jaar. Op de grond waarop uw eventuele praktijkpand is gebouwd wordt normaal niet afgeschreven. Ook de WOZ-waarde van uw praktijkpand kan een beperking zijn in de mate van afschrijving.
- Financiële vaste activa: van financiële vaste activa is sprake wanneer u participeert in een maatschap met één of een aantal collega’s. Hier wordt feitelijk aangehouden het aandeel dat u heeft in de maatschap.
Tot de vlottende activa behoort o.a. de voorraad. Dit komt het meeste voor bij collega huisartsen welke apotheekhoudend zijn. Andere verbruiksartikelen bijvoorbeeld handschoenen of ander klein materiaal. Deze verbruiksartikelen gaan feitelijk maar één behandeling mee. Op de balans staat dan de getelde voorraad tegen de betaalde inkoopprijs. Formeel dient er periodiek bij afsluiting van de verslagperiode een telling plaats te vinden van de aanwezige verbruiksartikelen. De praktijk leert dat dit niet altijd wordt gedaan.
De Passiva van de balans (creditzijde)
Eigen vermogen
Het eigen vermogen van een praktijk wordt berekend door de schulden van de activa af te trekken: eigen vermogen = activa – schulden
Het eigen vermogen wordt in geval van een praktijk opgebouwd door stortingen in uw praktijk door u als huisarts en door het niet uitkeren van praktijkwinsten.
Het eigen vermogen is als het ware de schuld van het bedrijf aan de praktijkeigenaar. Eigen vermogen neemt af wanneer een praktijk verlies lijdt of door privé onttrekkingen. Het neemt toe wanneer de onderneming winst maakt en door een privé storting.
Het eigen vermogen geeft niet de marktwaarde van een praktijk weer. Een hoog eigen vermogen maakt een praktijk wel meer waard, maar bij het bepalen van de marktwaarde van een praktijk spelen ook heel andere factoren een rol, zoals de omzet- en winstverwachtingen. En de eventueel aanwezige stille reserves. Indien bezittingen meer waard zijn dan de boekwaarde is sprake van een stille reserve, die niet op de balans tot uitdrukking komt. Dit komt bij veel praktijken voor.
Eigen vermogen plus achtergesteld vreemd vermogen (achtergestelde leningen) vormt samen het garantievermogen van een praktijk.
Vreemd vermogen
Vreemd vermogen bestaat uit schulden en verplichtingen aan derden. Er is in splitsing afhankelijk van de verschillen in looptijd. Langlopend en kortlopend. Het criterium hiervoor is de resterende looptijd.
Langlopende schulden (ook wel aangemerkt als leningen o/g, wat staat voor leningen ontvangen geld) zijn schulden met een looptijd langer dan één jaar. Voorbeelden van langlopende schulden zijn hypotheken of onderhandse leningen. Ook een langlopend financial lease contract valt hier onder. In de toelichting op deze post dienen feitelijk de verstrekte zekerheden en condities te worden vermeld.
Onder kortlopende schulden vallen onder andere: aflossingsverplichtingen op langlopende schulden welke binnen 1 jaar worden afgelost, leningen met een looptijd korter dan één jaar, een krediet van een leverancier (“het kopen op rekening”), een negatief banksaldo (rekening-courant krediet) en de nog te betalen loonbelasting.
Overlopende passiva vallen ook onder de kortlopende schulden.
De winst- en verliesrekening
Een winst- en verliesrekening wordt ook wel exploitatierekening of resultatenrekening genoemd. Het eigen vermogen in uw praktijk muteert over een bepaalde periode door het saldo van de winst- en verliesrekening. Zoals al eerder aangegeven is er in de situatie van een balans sprake van een momentopname: een foto. Een foto van alle bezittingen, eigen vermogen en schulden. Een winst- en verliesrekening is een periodeverslag, feitelijk een film van een bepaalde periode. Een winst- en verliesrekening kan over iedere willekeurige periode worden opgemaakt. Een week, een maand, half jaar, een jaar maar in sommige gevallen nog langer. In de praktijk zien we het meest de winst- en verliesrekening over een kalenderjaar.
Bij het opstellen van winst- en verliesrekening wordt er niet gekeken wat er in die periode ontvangen of betaald is. Nee, er wordt gekeken op welke verslagperiode opbrengsten en kosten betrekking hebben. De officiële benaming hiervoor is het accrualbeginsel (of toerekeningsbeginsel) of wat eenvoudiger het omzetstelsel. Dit houdt in dat opbrengsten en kosten worden verantwoord in de periode waarop zij betrekking hebben, ongeacht of zij tot ontvangsten of uitgaven in die zelfde periode hebben geleid.
Uw winst- en verliesrekening is een belangrijk instrument om het succes van uw huisartspraktijk te bepalen. Een balans geeft dit veel minder aan en is vaak toch veel lastiger te beoordelen. Beide horen toch echt bij elkaar. Een juiste winst- en verliesrekening kan niet worden gemaakt zonder daarbij een balans op te stellen.
Zoals al eerder aangegeven worden de meeste winst- en verliesrekening uitgebracht in een zogenaamde staffelvorm.
De meest voorkomende posten op een winst- en verliesrekening zijn de navolgende:
Netto-omzet: hieronder wordt verstaan de opbrengsten uit het behandelen van patiënt. De inkomsten uit Ketenzorg, diensten op de Huisartsenpost, etc, allemaal voort komend uit de reguliere praktijkuitoefening. Zijn er in een bepaalde periode opbrengsten uit niet reguliere praktijkuitoefening, dan worden deze aangemerkt als buitengewone baten.
Kostprijs van de omzet: dit zijn alle kosten welke direct zijn toe te rekenen aan de patiëntbehandeling. Bijvoorbeeld externe inhuur van waarnemers, zelfstandig vrijgevestigde praktijkondersteuners (beide werkzaam met een DBA overeenkomst) of bij een apotheekhoudende praktijk, de ingekochte medicatie.
Lonen en salarissen: Hier treft u alle kosten van het personeel aan dat bij u op de pay-roll staat. Deze gegevens worden rechtstreeks ontleend aan uw salarisadministratie.
Sociale lasten: deze worden ook ontleend aan uw salarisadministratie. Dit is het werkgeversdeel van de sociale lasten welke u voor uw personeel moet afdragen.
Pensioenlasten: de post pensioenlasten ziet toe op uw deel in de pensioenbijdrage van uw personeel. Maar ook op de verplichte deelname voor uzelf als huisarts aan de Stichting Pensioenfonds voor huisartsen.
Afschrijvingen (im)materiële vaste activa: waardevermindering vormt ook een kostenpost in de winst- en verliesrekening en leidt dus tot een lager resultaat in de verslagperiode. Deze kosten worden afschrijvingskosten genoemd. De termen economische levensduur, technische levensduur en restwaarde zijn hier van belang. De afschrijvingskosten worden bepaald door de aanschafwaarde te verminderen met de restwaarde en de uitkomst hiervan vervolgens te delen door de economische levensduur. Fiscaal zijn er regels hoe snel een activum afgeschreven mag worden.
In feite wordt het matching-principe voor de jaarrekening hier toegepast: ieder jaar draagt zijn eigen kosten en lasten. De investering in het bedrijfsmiddel wordt dan ook via de afschrijvingen aan de onderscheiden jaren toegerekend. Het betreft een louter boekhoudkundige gebeurtenis: de uitgave (investering) zal immers vaak reeds jaren tevoren gedaan zijn.
Overige personeelskosten: Alle niet genoemde kosten onder de posten lonen, sociale lasten en pensioenlasten vindt u hier. De ziekengeldverzekering, opleidingskosten van personeel, kosten van de salarisadministratie, reiskosten, etc.
Huisvestingskosten: hier komt u de lasten van huisvesting tegen. U moet dan denken aan energiekosten, onderhoudskosten, vaste lasten en afhankelijk van de situatie, huurkosten van praktijkruimte.
Verkoopkosten: hier onder worden reclame en eventuele marketingkosten gerekend, evenals representatiekosten.
Autokosten: hier onder worden vaak de kosten van een praktijkauto geboekt. Afhankelijk van de fiscaal gemaakt keus om de auto zakelijk te rijden of privé komt u hier óf de variabele autokosten tegen (brandstof, verzekering, onderhoud, etc.) óf het aantal gereden kilometers voor de praktijk tegen een vergoeding van € 0,19.
Kantoorkosten: hier onder worden kosten voor telefonie, kantoorartikelen, contributies van beroepsorganisaties, porti, etc. gerekend.
Algemene kosten: feitelijk de restpost van alle kosten die u maakt als huisarts. U moet dan denken aan vergaderkosten, kosten onderhoud instrumentarium, accountantskosten, cursuskosten van uzelf, kosten beroepskleding en bewassing etc.
Financiële baten en lasten: deze bestaan in de praktijk vaak uit rentebaten, rentelasten van een rekening-courantkrediet of praktijklening. Ook eventuele rentelasten van een financial lease overeenkomst zult u hier aantreffen.
Buitengewone baten en lasten, dit zijn baten of lasten welke niet voortkomen uit de normale praktijkuitoefening.
Waarderingsgrondslagen
Wanneer een jaarrekening door een accountant wordt opgesteld, dan worden bij iedere balans en winst- en verliesrekening de waarderingsgrondslagen vermeld. In de waarderingsgrondslagen worden vaak de ‘rekenregels’ waarop de jaarrekening is vastgesteld genoemd. Belangrijk dus om tot een juiste beoordeling van de jaarrekening te komen.
Het kasstroomoverzicht
In een jaarrekening is vaak ook kasstroomoverzicht opgenomen. Een kasstroom overzicht geeft inzicht in de geldstromen gedurende de verslagperioden binnen uw praktijk. Het kasstroomoverzicht wordt lang niet door iedere adviseur opgesteld. Het is voor een huisartspraktijk in de regel niet verplicht een dergelijk overzicht op te laten stellen. Het is wel een verplichting voor grote ondernemingen. Er zijn drie geldstromen: 1. Uit operationele activiteiten, 2. uit investeringsactiviteiten en 3. uit financieringsactiviteiten. Het goed kunnen doorgronden van een kasstroomoverzicht is in de regel lastig. Daarom wordt er niet verder op ingegaan.
1. Begrotingen
Een andere belangrijke financiële tool is de begroting. Een begroting wordt opgesteld om inzicht te verkrijgen in de financiële situatie voor de komende periode dan wel in beeld te brengen wat het te verwachten exploitatieresultaat is van nieuwe initiatieven of projecten.
We kunnen een aantal soorten begrotingen onderscheiden. De meest voorkomende begrotingen zijn: Exploitatiebegroting, investeringsbegroting en projectbegroting.
Exploitatiebegroting
De exploitatiebegroting is de meest voorkomende begroting. Door een inschatting te maken van de opbrengsten en kosten wordt een prognose gemaakt van het te verwachten praktijkresultaat. De gegevens voor de opbrengsten en kosten kunnen worden ontleend aan de jaarrekening(en) van voorgaande perioden alsmede de bijgewerkte boekhouding. De gegevens van de bijgewerkte boekhouding kunnen worden geëxtrapoleerd naar jaarbasis en vormen derhalve een goed uitgangspunt. Daarnaast kan de informatie verkregen uit het huisartsinformatiesysteem een bijdrage leveren voor een juiste inschatting van de te verwachten opbrengsten. In de begroting wordt tevens inzichtelijk gemaakt wat de financiële gevolgen zijn van wijzigingen in de praktijk. Denk hierbij aan gedane investeringen, uitbreiding personeel, wijziging huisvesting en aanpassing in het zorgstelsel. Het opstellen van een exploitatiebegroting is uitsluitend zinvol indien na afloop van het begrote tijdvak ook een vergelijking wordt gemaakt met het werkelijk gerealiseerde exploitatieresultaat. Dit maakt het mogelijk om de verschillen te bepalen en te analyseren en de exploitatiebegroting voor komende perioden waar nodig bij te stellen.
Een voorbeeld van een exploitatiebegroting treft u aan op de website.
Investeringsbegroting
Een investeringsbegroting heeft tot doel om de financiële gevolgen van een investering in beeld te brengen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de omzetting van een huursituatie naar de koop van een praktijkpand. In de begroting zal rekening dienen te worden gehouden met de op basis van de afschrijvingstermijn vastgestelde afschrijvingslast en de lasten van de financiering van de investering. Op basis van het verkregen inzicht kan vervolgens de keuze worden gemaakt of de voorgenomen investering haalbaar is of bedrijfseconomisch verantwoord is.
Projectbegroting
Zoals eerder aangegeven heeft er de afgelopen jaren een flinke uitbreiding van de activiteiten binnen de huisartspraktijk plaatsgevonden. Ook in de komende jaren zullen er nieuwe initiatieven in de huisartspraktijk worden gerealiseerd. Deze nieuwe initiatieven brengen veelal extra kosten met zich mee. Om inzicht te verkrijgen hou deze extra kosten in verhouding staan tot de te verkrijgen subsidie of vergoedingstarief zal een projectbegroting dienen te worden opgesteld.
Bij een dergelijke begroting is het van belang om te bepalen welke kosten en opbrengsten kunnen worden toegerekend aan het project. Hierbij dient met een duidelijk onderscheid te maken tussen directe en indirecte kosten. Directe kosten zijn rechtstreeks aan een project toe te rekenen. In tegenstelling tot de indirecte kosten die niet rechtstreeks aan een project zijn toe te rekenen maar naar rato worden toegerekend aan een project. Daarnaast dient rekening te worden gehouden met vaste en variabele kosten. Vaste kosten zijn niet afhankelijk van de productie. Die kosten zijn er ook als er niet wordt gewerkt. Variabel kosten zijn rechtstreeks gerelateerd aan de productie. Geen productie geen kosten. Een goed hulpmiddel voor een projectbegroting is een kostprijsberekening waarop hierna verder wordt ingegaan.
2. Kostprijsberekening
Zoals hiervoor aangegeven kan een kostprijsberekening een middel zijn om een projectbegroting vorm te geven. Om tot een berekening van een kostprijs te kunnen komen dienen de volgende stappen te worden doorlopen.
- Alle vaste en variabele kosten begroten;
- De begrote kosten verdelen in directe en indirecte kosten;
- Verdeelsleutel vaststellen voor het toerekenen van de indirecte kosten;
- Opstellen van een resultaatprognose.
3. Fiscaliteiten
Iedereen in Nederland moet belasting betalen. Voor ondernemers is dit echter wel anders geregeld dan voor huisartsen in loondienst. Huisartsen in loondienst krijgen het geld dat naar de belastingdienst gaat meestal helemaal niet op hun bankrekening. De werkgever houdt de belasting direct in en meestal is dit zo in orde. Ondernemers moeten zelf de belasting berekenen en belastingdienst informeren over de bedragen zie ze moeten betalen.
U kunt uw huisartspraktijk op diverse manieren uitoefenen, als eenmanszaak, als een besloten vennootschap en als maatschap. Afhankelijk van de gemaakte keuze bent u op verschillende manieren belastingplichtig.
Eenmanszaak
Huisartsen dienen zelf belastingaangiftes te versturen naar de belastingdienst. Helaas is er niet één ondernemersbelasting waarmee alles in een keer geregeld is. Belastingen zijn voor ondernemers daarom soms complexe materie. Er moet een winstberekening gemaakt worden, over de berekende winst dient er volgens inkomstenbelasting betaald te worden. De hoogte hiervan is afhankelijk van de hoogte van de winst en eventuele andere inkomstenbronnen en/of aftrekposten. Als ondernemer kent u wel een aantal vrijstellingen. Het maximale tarief over de winst bedraagt in 2020 49,50%. Naast de inkomstenbelasting dient er ook inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet te worden bepaald.
Besloten vennootschap
Ook een besloten vennootschap (B.V) dient een winstberekening te maken vergelijkbaar met de huisarts welke werkzaam is met een eenmanszaak. De huisarts geniet vanuit zijn of haar eigen B.V. een salaris. Dit salaris is belast met loonbelasting (= voorheffing voor de inkomstenbelasting). De winst welke in de B.V. overblijft is belastbaar met vennootschapsbelasting, de vennootschapsbelasting bedraagt in 2020 tot € 200.000 16,5% en daarboven 25%. Dit lijkt aantrekkelijker dan de eenmanszaak. De winst na aftrek van de vennootschapsbelasting wordt toegevoegd aan het eigen vermogen van de B.V. Wanneer u deze gelden aan de B.V. wil onttrekken dat keert u aan uzelf een dividend uit. Dit dividend is belast met 26,25% (2020, 2021 26,9%). In de vennootschapsbelasting heeft u niet de beschikking heeft over een aantal vrijstellingen zoals in de inkomstenbelasting. Doordat u deze vrijstellingen (ondernemingsfaciliteiten) mist liggen de tarieven van de inkomstenbelasting versus de vennootschaps- en dividendbelasting dicht bij elkaar.
Maatschap
Een maatschap is niet zelfstandig belastbaar voor de winst. Het aandeel in het resultaat van de maatschap is belastbaar in uw eenmanszaak of besloten vennootschap.
Omzetbelasting
Het begrip ‘btw’ (belasting toegevoegde waarde) wordt vaker gebruikt dan de formele term ‘omzetbelasting’. Het gaat hier om een belasting die geheven wordt over producten en diensten die aan bedrijven, organisaties en (eind)gebruikers worden geleverd. We kennen een hoog btw-tarief en een laag btw-tarief, respectievelijk 21% en 9%. Een aantal diensten is vrijgesteld van btw-heffing. Een voorbeeld daarvan zijn de ‘medische diensten’ die u als huisarts levert. Onder deze medische diensten wordt verstaan de werkzaamheden welke vallen onder de geneeskundige verzorging of bescherming van de mens. Niet alle werkzaamheden in de huisartsenpraktijk vallen daaronder. Zo is op dit moment een reizigersconsult wel vrijgesteld, maar een rijbewijskeuring of het afgeven van een medische verklaring weer niet.
De Belastingdienst kijkt naar wat er daadwerkelijk gebeurt. Het maakt dan ook niets uit in welke rechtsvorm de diensten of producten worden aangeboden. Bent u btw-plichtig, dan zult u de ontvangen btw (dit is de btw over de door u geleverde diensten) moeten afdragen aan de Belastingdienst. Daar staat tegenover dat de door u betaalde btw (over door u gemaakte kosten voor goederen, diensten en dergelijke) daarvan mag worden afgetrokken. Btw-plicht betekent dat u een btw-administratie moet bijhouden. Dat is geen sinecure. De Belastingdienst hanteert echter een drempelwaarde, waaronder u van deze verplichting bent vrijgesteld. Die regeling staat bekend als de kleineondernemersregeling (KOR). Vanaf 1 januari 2020 is de KOR vervallen en is van kracht geworden de omzetgerelateerde vrijstelling van omzetbelasting (OVOB).
Personeel
Wanneer u als huisarts personeelsleden hebt, kunt u deze in dienst nemen of inhuren. Dat laatste gebeurt nogal eens bij de POH (praktijkondersteuner) Somatiek of GGZ. Omdat er in dat geval sprake is van een zogenoemde uitzendconstructie of detachering, krijgt u te maken met een btw-heffing. Wanneer de POH in dienst is van een thuiszorgorganisatie, treedt deze als het ware op als een uitzendbureau en deze dienst is btw-belast. U kunt hier alleen onderuit komen indien er sprake is van een structurele detachering en voldaan wordt aan bepaalde voorwaarden. In het algemeen geldt daarbij dat het meeste risico moet liggen bij degene die het personeel inleent. De precieze regelgeving op dit terrein wisselt echter nogal in de tijd. Het verdient dan ook aanbeveling hierover te overleggen met uw accountant of praktijkadviseur.
Diensten
Over het algemeen is het verrichten van diensten voor derden btw-belast. Stel dat u deel uitmaakt van een coöperatie en dat u voor die coöperatie managementtaken vervult. Die taak kost u een dag per week. Gelukkig ontvangt u van de coöperatie een kostenvergoeding, waardoor u een waarnemer voor die dag kunt invullen. Die kostenvergoeding is echter btw-belast. U verricht diensten voor een derde partij (het maakt de fiscus niet uit of dat een coöperatie, een stichting of een andere rechtsvorm betreft) en u krijgt daarvoor een vergoeding. Voor de fiscus zijn deze diensten btw-belaste prestaties en dus is de kostenvergoeding inclusief btw. Die btw moet u weer aan de fiscus afdragen. Ook in dit geval geldt echter de eerder beschreven OVOB.
Vacatiegelden en een reiskostenvergoeding worden niet als btw-belaste prestaties gezien. Om onaangename verrassingen te voorkomen (de fiscus hanteert bij ‘vergeten’ btw vaak een forse boeteregeling) lijkt het verstandig in overeenkomsten waarin vergoedingen worden geregeld, op te nemen of de btw bij de vergoeding is inbegrepen.
Bron: Praktijkvoering in de huisartsgeneeskunde
Beeld: © urbazon / Getty Images / iStock
