De werkdruk binnen de gezondheidszorg blijft een belangrijk aandachtspunt, ook voor praktijkondersteuners in de huisartsenpraktijk (POH’ers). Met een breed takenpakket dat varieert van patiëntenzorg tot administratieve werkzaamheden is het belangrijk om manieren te vinden die helpen om de dagelijkse druk te verlichten. In dit artikel delen we vijf concrete oplossingen om de werkdruk voor POH’ers beheersbaar te houden.
1. Taken prioriteren en verdelen
Het prioriteren en verdelen van taken is een fundamentele stap om de werkdruk te verlagen. Door gebruik te maken van een to-do app zoals Todoist of Trello, kunnen POH’ers hun taken effectief organiseren. Deze apps maken het mogelijk om takenlijsten te maken voor dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse werkzaamheden, met kleuren of labels om urgentie en belang aan te geven. Daarnaast kan een kort dagelijks teamoverleg bijdragen aan een betere verdeling van taken en het identificeren van de meest dringende zaken. Dit voorkomt dat belangrijke taken over het hoofd worden gezien en zorgt voor een overzichtelijke werkdag.
2. Gebruik van digitale hulpmiddelen
Digitale hulpmiddelen spelen een cruciale rol in het verminderen van administratieve lasten en het stroomlijnen van processen. Het optimaal benutten van het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) kan aanzienlijke tijdswinst opleveren. Door training te volgen in het gebruik van het EPD, kunnen POH’ers leren om sjablonen te gebruiken voor veelvoorkomende notities of geautomatiseerde herinneringen in te stellen voor follow-ups. Daarnaast kan het aanbieden van een online portaal voor patiënten, waar zij zelf afspraken kunnen maken of wijzigen, het aantal telefoontjes en administratieve taken voor POH’ers drastisch verminderen.
3. Efficiënte communicatie
Heldere en efficiënte communicatie binnen het team en met patiënten is essentieel om werkdruk te verminderen. Het gebruik van chattools zoals Slack of Microsoft Teams kan helpen bij snelle interne communicatie, waardoor lange e-mails of telefoontjes voor kleine zaken worden vermeden. Voor communicatie met patiënten kan het standaardiseren van berichten, zoals het versturen van informatie voorafgaand aan een consult, zorgen voor goed voorbereide patiënten en kortere consultatieduren.
4. Zelfzorg en pauzes
Om langdurige werkdruk te weerstaan, is het belangrijk dat POH’ers goed voor zichzelf zorgen. Het inplannen van micro-pauzes van 5-10 minuten elke 60-90 minuten kan helpen om even los te komen van het werk. Tijdens deze pauzes kan een korte wandeling of ademhalingsoefeningen helpen om stress te verminderen en de concentratie te herstellen. Mindfulness-apps zoals Headspace of Calm kunnen ook worden gebruikt voor korte meditaties gedurende de dag, wat bijdraagt aan een betere mentale gezondheid en meer focus.
5. Training en ontwikkeling
Doorlopend investeren in training en ontwikkeling kan POH’ers helpen om efficiënter te werken en hun werkdruk beter te beheersen. Het volgen van een time management training, zoals “Getting Things Done” (bekijk hier een Nederlandse video van Getting Things Done), biedt effectieve methoden om taken te organiseren en prioriteiten te stellen. Daarnaast is het bijwonen van webinars of seminars over de nieuwste ontwikkelingen in de gezondheidszorg niet alleen goed voor de eigen vaardigheden, maar kan het ook het vertrouwen in het werk vergroten en daarmee de werkdruk verlagen. Het geaccrediteerde jaarcongres POH in de praktijk is een aanrader.
